歯科医院向け／院内事務の改善
院長や先輩に聞いていた事務を、
確認できる手順へ。
院長や先輩に聞いていた事務を、備品の確認、新人が来る日の準備、資料の置場の説明。患者情報を使わない院内事務に絞り、今ある資料と説明から、教える・探す・確認する負担を見直す支援案です。
非診療の事務を対象にした参考例です。患者情報や診療の判断は扱いません。
01｜仕事の具体例
院内の、どの仕事を見直すのか
以下はすべて架空例です。導入実績や効果測定ではありません。
小さな画面では、表の中を横にスクロールできます。
| 仕事と資料 | 樫乃屋の分析と、院内担当者への質問 | 手元に残るもの／止める場面 |
|---|---|---|
| 非診療の備品発注 事務用紙などの一覧、購入控え、納品記録、承認ルール |
名称・数量・重複・承認待ちを整理。「欠品や代替が必要なときは誰へ聞くか、その理由」を確認 | 発注前確認表と相談先。欠品・代替なら発注を保留し、院長等が承認してから人が発注。医療材料の適否は判断しない |
| 新人受入れの説明 患者情報のない入職案内、事務連絡手順、資料や備品の置場の画像 |
初日・初週の説明漏れを整理。「先輩が口頭で補っていたことと理由」を確認 | 受入準備表・写真付き事務手順・Q&A。権限やルールが不明なら記載を確定せず、責任者承認後に修正・再試行 |
| 院内事務の質問と復習 承認済みの事務資料・Q&A・患者情報のない架空ケース |
根拠と答えてよい範囲を整理。「分からないとき、誰へ戻すか」を確認 | 社内AIアシスタントと練習教材の案。根拠がない質問・診療の質問は回答を保留し、責任者へ。追加で患者情報を求めない |
02｜資料の見本
新人が来る日の準備を、確認できる形にする
-
資料を先に分析
入職案内、事務用備品の置場の画像、説明済みチェックのひな形を照合します。
-
先輩の理由を聞く
「なぜ最初に連絡先を説明するのか」「不明な権限は誰に確認するのか」を伺います。
-
準備表と手順を作る
初日に渡す物、説明する担当、相談先、未確認事項を編集できる文書へまとめます。
-
別の入職例で試す
担当者が不在の架空例で、勝手に権限を与えず責任者へ確認できるか試し、直して納品します。
確認表の記載見本／架空例
共有資料を案内する前に
- 作業
- 新人の担当業務と、見てよい資料の範囲を責任者に確認する。
- 判断と理由
- 権限が未確認なら共有を止める。担当外の情報まで見せないため。
- 再開と根拠
- 責任者の承認後に共有範囲を修正。承認記録と、採用した事務手順の版を残す。
ここにある理由は説明用の仮説です。実際には院内の責任者が確認した内容だけを正式手順へ反映します。後任不在なら確認練習までとし、育成効果を確認済みとはしません。
03｜情報の取り扱い
患者の情報・会話は、取り込みません
- 患者との会話録音は禁止します。録音後の匿名化を理由に、利用可能へ変更しません。
- 常時録音、受付・待合室・診療中の録音は行いません。
- 実患者の予約・症状・治療経過を含む文書、説明、画面画像は取り込みません。
- 診療・緊急性・感染対策・医療材料・レセプト・人事評価を判断しません。
- 診療メニューの高単価化は標準の支援対象にしません。
任意の説明音声も、患者がいない場所で非診療事務だけを扱い、同意・送信前の内容確認・保存条件を確定してから利用します。以上は、この支援案の対象を限定する条件であり、法令適合を判定した説明ではありません。
04｜支援の選び方
資料だけか、院長・事務担当者のAI導入か、社内AIアシスタントか
小さな画面では、表の中を横にスクロールできます。
| 必要なこと | 確認する内容 |
|---|---|
| まず、直す仕事を決めたい | 仕事の整理・改善提案。ご契約済みの支援と重複しないよう、範囲と料金を確認します |
| 院長本人の事務でAIを使いたい | 基本45日プラン。代表者1名・PC1台の範囲で適合を確認。複数スタッフの環境まで含めません |
| 新人に渡す手順や確認表が欲しい | 手順・引継ぎ資料づくりの案。患者情報のない事務に限定 |
| 事務を質問・復習できるようにしたい | 社内AIアシスタント・育成支援90日プランの相談例。既存環境・利用者・直接契約できる条件を確認 |
Webや営業支援は、院内事務の支援に一律で付けません。開業Web・医院案内が必要な場合は、表現と公開条件を別途確認します。10名以上の会社・組織は、現行の有料診断条件から範囲を確認します。